Introduction
La mise en conformité avec la facturation électronique introduit de nouveaux champs obligatoires ou recommandés dans plusieurs fiches.
Fiche société
Modifiez les informations de chacune de vos sociétés, en suivant ce chemin :
1. Accédez à Comète, onglet Paramètres ;
2. Cliquez sur le bouton Utilisateurs, puis suivre Sociétés ;
3. Double-cliquez sur la société que vous souhaitez modifier :
– Numéro de SIRET : Identifiant légal de l’établissement
– Type de TVA : Détermine à quel moment la TVA devient exigible :
- Livraison
- Facturation (débits)
- Paiement (encaissements)
– Code APE : Code d’activité de l’entreprise (« 8010Z » pour les activités de sécurité privée)
Puis dans l’onglet 
, modifiez le champ Clauses légales qui contenait toutes les informations en bas de vos factures, et renseignez le statut et capital, le RCS et les autres informations ci-dessous dans les nouveaux champs dédiées :
Fiche client
La fiche des clients évolue, en création et en modification :
– Adresse ligne 3 : disponible pour saisir les adresses les plus longues ;
– SIRET : Indispensable pour générer une facture au format Factur-X ;
La saisie du SIRET alimente automatiquement le Code TVA
– Statut : Secteur privé, Secteur public ou Particulier ;
Par défaut, Comète renseigne Secteur privé à tous.
– Identifiant de facturation électronique : Il correspond à l’adresse de routage utilisée par la PA (Plateforme Agréée) pour envoyer les factures électroniques à votre client en le retrouvant automatiquement dans l’annuaire du PPF (Portail Public de Facturation) et d’assurer la bonne livraison de la facture. Ce champ n’est pas obligatoire mais fortement recommandé.
Si vos clients vous le demandent, il est également possible de renseigner des informations complémentaires :
– Référence : Identifiant ou référence fourni(e) par votre client permettant d’identifier votre entreprise dans son système interne. Cette information est souvent exigée par les grands comptes ou les administrations pour faciliter le traitement automatique des factures. (Cette donnée alimente la balise « BuyerReference » dans le fichier Factur-X).
– Référence comptable : Numéro ou codification comptable interne (Cette donnée alimente la balise « ContractReferencedDocument > IssuerAssignedID » dans le fichier Factur-X).
– Référence contrat : Référence du contrat, du marché ou de l’accord commercial auquel la facture se rattache. Elle permet de faire le lien entre la facture et un engagement contractuel
préalablement défini. (Cette donnée alimente la balise « ReceivableSpecifiedTradeAccountingAccount > ID » dans le fichier Factur-X).
Ces informations sont disponibles et modifiables dans chaque facture associée à ce client, en création ou en modification, dans l’onglet 
.
Fiche site
La fiche des sites évolue, en création et en modification :
- un champ « Adresse ligne 3 » est disponible pour saisir les adresses les plus longues ;
- L’onglet « Facturation » contient de nouveaux champs d’informations de facturation électronique.
Lorsque ces informations sont renseignées sur une fiche site, elles sont automatiquement reprises dans les données des factures au format Factur-X, uniquement pour les factures associées exclusivement à ce site.
Ces informations restent facultatives sur la fiche site.
Si elles ne sont pas complétées, les données de facturation électronique de la fiche client seront utilisées pour leurs factures associées.
Fiche contact
Parmi les contacts associés à un client, vous pouvez à présent préciser si l’un d’eux doit être renseigné dans la facturation électronique, en cochant la case ci-dessous. Le format Factur-X limite le nom de contact à 1 par facture, celui-ci est modifiable en création ou modification de facture, dans l’onglet 
:
Fiche Factor
Si vous utilisez des factors, ceux-ci doivent également être mis à jour, en passant par le chemin suivant :
- Accédez à Comète, onglet Paramètres ;
- Cliquez sur le bouton Gestion commerciale, puis sur le menu Factors.
- Double-cliquez sur vos factors pour les modifier ;
Les 2 champs ci-dessous doivent renseignés :
Utilitaire de mise à jour des clients
Pour mettre à jour collectivement vos fiches clients, un utilitaire est disponible :
- Accédez à Comète, onglet Gestion commerciale ;
- Cliquez sur le bouton Utilitaires, puis suivre Clients, puis « Siret, Code TVA, adresse électronique… » ;
Celui-ci liste vos clients non archivés ainsi que leurs informations liées à la facturation électronique.
Une colonne permet également de connaitre la date de dernière facture de chacun de vos clients.
En sélectionnant un client, ses informations apparaissent en bas de l’écran et peuvent être modifiées.
Il est également possible d’exporter les données de cet utilitaire (format Excel) afin de les renseigner dans le fichier, puis de le réimporter.
INFORMATIONS IMPORTANTES POUR POUVOIR IMPORTER LES DONNÉES :
– Le fichier doit être enregistré au format CSV, séparateur tabulation ;
– Les colonnes doivent être identiques à celles exportées ;
– Pensez à formater vos colonnes au format « Nombre sans décimales » ou « Texte » ;
– Seules les données suivantes peuvent être importées par cet utilitaire :
- Siret ;
- Code TVA ;
- Identifiant de facturation électronique ;
- Références ;
- Référence comptable ;
- Référence contrat.
